Bewaarplicht en Vernietigingsrecht van het dossier

 

Voor de psycholoog geldt, ongeacht het lidmaatschap van het NIP, een wettelijke verplichting op grond van artikel 454 van de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO artikel 7:455) om het dossier gedurende 20 jaar te bewaren.

Op het moment dat een psycholoog de praktijk beëindigt dient deze cliënten te informeren waar hun dossier zich bevindt en tot wie zij zich kunnen richten met een verzoek (om inzage, afschrift of vernietiging) met betrekking tot hun dossier.

De psycholoog dient cliënten te  wijzen op hun recht om een  schriftelijk verzoek tot vernietiging van het dossier in te dienen. De psycholoog moet dit schriftelijke verzoek gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaren (artikel 70 Beroepscode NIP).  

In de praktijk loopt de psycholoog altijd tegen  slordigheid van clienten aan – daarvan was ik mij al bewust bij start van mijn praktijk in 1998-  want veel clienten  lezen voorwaarden en site-informatie niet of niet goed  en velen zijn  niet meer bereikbaar na behandeling  omdat ze geen adreswijzigingen doorgeven en adres- en mailgegevens kloppen niet meer. Vanaf start worden alle clienten  expliciet geattendeerd  op  de dossierkwestie via een duidelijke site (1) , algemene voorwaarden (2) en vermelding   hierover op het  intakeformulier (3) . Dit intakeformulier , dat tevens een behandelovereenkomst is ondertekenen alle clienten. 

Bij start van de behandeling wordt de client geattendeerd  zowel expliciet op het intakeformulier alsook tijdens het intakeconsult op de bewaartermijn van het dossier, de eigen dossierkeuze conform het recht op zelfbeschikking en om expliciet aan te geven wat de eigen  keuze is  m.b.t. het dossier. 

Gelet op de  praktische belemmeringen bij het voldoen aan deze wettelijke bewaartermijn na het stoppen van  de praktijk en het niet voorhanden zijn van een opvolger en/of collega of nabestaanden met bereidheid  dossiers over te nemen  is (vanaf start van mijn praktijk)  is gekozen  voor bovengenoemde werkwijze .

Op het  intakeformulier geeft u op grond van geheel eigen vrijwillige keuze aan :

1. Vernietiging van het dossier  na de behandeling ;

2. Vernietiging van het dossier na de behandeling bij het stoppen van de praktijk ;

3. Bewaren van het dossier na de behandeling voor een periode van  20 jaar  en bij het stoppen van de praktijk over te dragen aan de firma die de digitale database exploiteert (VCD).

Bij keuze 1 wordt dit aangegeven d.v.m. het ondertekenen en bij keuze 2 en 3 wordt dit aangegeven d.m.v. het ondertekenen en het ook nog eens  expliciet  zelf noteren van deze keuze. In dat geval verplicht de client zich tot het doorgeven per email van wijzigingen in adresgegevens en emailadresgegevens gedurende de bewaarperiode.

De dosssierkeuze wordt zowel aan het begin van de behandeling alsook bij het sluiten van de behandeling expliciet besproken. Dus bij het afsluitend consult kan men - indien gewenst - de keuze altijd nog wijzigen!  

Het vernietigen van een dossier mag op schriftelijk verzoek van de client zelf (behoudens bij een aanmerkelijk motief het dossier niet te vernietigen, bijvoorbeeld bij een gedwongen opname, een zeldzame erfelijke ziekte of een lopende juridische procedure waarin uw dossier een rol zou kunnen spelen). De behandelaar heeft het recht een dossier te vernietigen (wederom behoudens eerder genoemde zaken) bij het stoppen van de praktijk om belangrijke redenen bijvoorbeeld ernstige ziekte en/of pensioen, geen opvolger e.a.

In verband met controle door de (gecontracteerde) zorgverzekeraar worden declaratie-gegevens bewaard voor de periode die opgenomen is in de contracten (doorgaans 2 jaar).